Wer die Vorbereitung zu spät beginnt, schiebt Probleme nur in ein engeres Zeitfenster mit höheren Kosten. Ein Special Survey oder Intermediate Survey hat einen klar definierten Prüfumfang, der Monate im Voraus bekannt ist. Trotzdem beginnen viele Betreiber erst 4–6 Wochen vorher mit der Vorbereitung – zu spät, um Reparaturmaterial zu beschaffen, offene Befunde abzuarbeiten und die Dokumentation auf Stand zu bringen.
Die optimale Vorbereitungszeit liegt bei 6–12 Monaten vor dem Survey-Fenster. Das klingt früh, ist aber notwendig: Ersatzteile für potenzielle Reparaturen haben Lieferzeiten von 8–24 Wochen. Dickenmessungen und Tankzustandsberichte müssen vor der Dockung abgeschlossen sein. Und offene Conditions of Class (CoC) müssen bis zum Survey-Termin erlöscht sein – sonst wird es teuer.
Der häufigste Fehler: Der Superintendent geht davon aus, dass der Survey „wie beim letzten Mal“ abläuft. Klasse-Regeln ändern sich regelmäßig, IACS Unified Requirements werden aktualisiert, und der Surveyor hat Ermessensspielraum bei der Auslegung. Wer sich nicht aktiv mit dem aktuellen Status of Class und den geltenden Anforderungen auseinandersetzt, wird überrascht.
Die Dokumentenliste für einen Survey umfasst: gültige Zeugnisse (alle Statutory und Class Certificates mit Gültigkeitsdatum prüfen), aktuelle Survey-Berichte der letzten 5 Jahre, den vollständigen Status of Class (SoC) einschließlich aller Conditions, Recommendations und Memoranda, PMS-Aufzeichnungen für alle survey-relevanten Anlagen, Dickenmessberichte (insbesondere für Rumpf, Ballasttanks und Laderaum-Schotte) und die Reparaturhistorie für alle offenen oder kürzlich abgeschlossenen Arbeiten.
Zusätzlich sollten bereitliegen: Prüfprotokolle für Sicherheitsausrüstung (SOLAS), Testberichte für Brandschutzsysteme (CO2, Sprinkler, Feuermeldeanlagen), aktuelle Zeichnungen und Stabilitätsunterlagen, sowie der ISM-Audit-Bericht. Für Schiffe mit Ballastwasserbehandlungsanlage kommen BWMS-Betriebsprotokolle und Kalibrierungsnachweise hinzu.
Ein praktischer Tipp: Alle Dokumente sollten 2 Wochen vor dem Survey in einem dedizierten Ordner – physisch und digital – zusammengestellt werden. Der Chief Engineer und der Kapitän sollten eine Checkliste abarbeiten und bestätigen, dass alles vollständig und aktuell ist. Diese Vorab-Prüfung spart am Survey-Tag erhebliche Zeit.
Vor jedem Survey ist ein gezielter technischer Rundgang empfehlenswert, ausgerichtet auf die fälligen Prüfpunkte. Dieser Rundgang sollte 2–4 Wochen vor dem Survey-Termin stattfinden – idealerweise durch den Superintendenten persönlich. Ziel ist nicht eine vollständige Inspektion, sondern die gezielte Prüfung der survey-relevanten Bereiche.
Für einen Machinery Survey umfasst das: funktionale Tests von Sicherheitssystemen (Abschaltungen, Alarme), Zustandsprüfung der zu inspizierenden Maschinen, Öffnung und Sichtprüfung an vorbereiteten Anlagen (z.B. Zylinder, Turbolader falls im Scope), Prüfung der PMS-Nachweise für alle relevanten Jobs und Verfügbarkeit von Werkzeug und Hilfsmitteln für den Surveyor.
Für einen Hull Survey: Zugang zu allen zu inspizierenden Tanks und Räumen sicherstellen (Reinigung, Belüftung, Beleuchtung), Dickenmessungen an den vom Surveyor bestimmten Positionen vorbereiten, Zustandsfotos von bekannten Problembereichen erstellen und Reparaturvorschläge für bekannte Schäden bereithalten.
Die Vorinspektion deckt Probleme auf, die im Survey zu Findings führen würden – und gibt die Möglichkeit, sie vorher zu beheben. Ein Finding, das vor dem Survey behoben wird, kostet einen Bruchteil dessen, was es kostet, wenn es während des Surveys entdeckt wird und eine Condition of Class ausgelöst wird.
Der Superintendent ist die Schnittstelle zwischen Vorschriften, Schiff und Ressourcen. Seine Aufgabe beginnt nicht am Survey-Tag, sondern Monate vorher: Status of Class auswerten, Prüfumfang mit der Klassegesellschaft abstimmen, offene Befunde priorisieren, Material beschaffen und die Bordmannschaft vorbereiten.
Während des Surveys ist der Superintendent der Ansprechpartner für den Surveyor. Er kann technische Fragen klären, Reparaturvorschläge präsentieren und bei unerwarteten Findings sofort eine Lösung anbieten – statt den Surveyor auf eine spätere Rückmeldung zu vertrösten, was oft zu strengeren Auflagen führt.
Nach dem Survey ist der Superintendent für das Follow-up verantwortlich: Conditions of Class termingerecht erlöschen, Recommendations umsetzen und die Erkenntnisse aus dem Survey in die nächste Wartungsplanung einfließen lassen. Ein Survey-Nachbericht, der die Findings, deren Ursachen und die eingeleiteten Maßnahmen zusammenfasst, ist Best Practice – er dient als Vorlage für den nächsten Survey und als Nachweis für Audits.
Das Klasse-Survey-System folgt einem 5-Jahres-Zyklus mit definierten Prüfpunkten. Die wichtigsten Survey-Typen sind: Annual Survey (jährlich, allgemeiner Zustandscheck), Intermediate Survey (nach 2,5 Jahren, erweiterte Prüfung), Special Survey (alle 5 Jahre, umfassendste Prüfung), Bottom Survey (alle 2,5 Jahre, alternativ als In-Water Survey möglich), Continuous Machinery Survey (CMS, kontinuierliche maschinenseitige Prüfung über den 5-Jahres-Zyklus verteilt) und Tail-Shaft Survey (je nach Bauart alle 5 oder 15 Jahre per UR Z18).
Für den Superintendenten ist entscheidend zu wissen, welche Surveys wann fällig sind und welchen Prüfumfang sie haben. IACS UR Z7.1 (Hull Survey) und UR Z7.2 (Machinery Survey) definieren die Mindestanforderungen. Die einzelnen Klassegesellschaften (DNV, LR, BV, ClassNK, ABS) können darüber hinaus zusätzliche Anforderungen stellen.
Ein besonderer Punkt ist das Enhanced Survey Programme (ESP) für Bulk Carrier und Tanker gemäß IACS UR Z10.1–Z10.5. ESP verlangt detaillierte Dickenmessungen, Closeup-Surveys an definierten Strukturbereichen und dokumentierte Zustandsbewertungen. Die Vorbereitung eines ESP-Surveys ist deutlich aufwendiger als die eines Standard-Surveys und erfordert spezialisierte Dickenmess-Teams und ggf. Gerüstbau.
Ein Chemical Tanker (12.000 DWT, 18 Jahre alt) stand vor dem vierten Special Survey. Der Superintendent begann 10 Monate vorher mit der Vorbereitung: Status of Class auswerten (3 offene Conditions), Dickenmessungen bei der letzten Dockung auswerten und potenzielle Stahlreparaturen identifizieren, PMS-Aufzeichnungen für alle survey-relevanten Anlagen prüfen.
6 Monate vor dem Survey: Material für erwartete Reparaturen bestellt (Stahlplatten, Beschichtungsmaterial, Ersatzteile für Ladungspumpen). 3 Monate vorher: Vorinspektion durch Superintendenten, 7 zusätzliche Reparaturpunkte identifiziert und in den Dockungsplan aufgenommen. 2 Wochen vorher: Dokumentenmappe zusammengestellt und an Bord verifiziert.
Ergebnis: Der Survey wurde in 8 Tagen abgeschlossen (geplant waren 10). Keine neuen Conditions of Class. Gesamtkosten 15% unter Budget. Der Surveyor kommentierte, dass die Vorbereitung „vorbildlich“ war – was sich direkt in einer zügigen und unkomplizierten Prüfung niederschlug.
Unverbindliches Erstgespräch – wir analysieren Ihre Situation und finden den besten Weg.
Beratung anfragen