Wer die Vorbereitung zu spät beginnt, schiebt Probleme nur in ein engeres Zeitfenster mit höheren Kosten. Ein Special Survey oder Intermediate Survey hat einen klar definierten Prüfumfang, der Monate im Voraus bekannt ist. Trotzdem beginnen viele Betreiber erst 4–6 Wochen vorher mit der Vorbereitung – zu spät, um Reparaturmaterial zu beschaffen, offene Befunde abzuarbeiten und die Dokumentation auf Stand zu bringen.
Die optimale Vorbereitungszeit liegt bei 6–12 Monaten vor dem Survey-Fenster. Das klingt früh, ist aber notwendig: Ersatzteile für potenzielle Reparaturen haben Lieferzeiten von 8–24 Wochen. Dickenmessungen und Tankzustandsberichte müssen vor der Dockung abgeschlossen sein. Und offene Conditions of Class (CoC) müssen bis zum Survey-Termin erlöscht sein – sonst wird es teuer.
Der häufigste Fehler: Der Superintendent geht davon aus, dass der Survey „wie beim letzten Mal“ abläuft. Klasse-Regeln ändern sich regelmäßig, IACS Unified Requirements werden aktualisiert, und der Surveyor hat Ermessensspielraum bei der Auslegung. Wer sich nicht aktiv mit dem aktuellen Status of Class und den geltenden Anforderungen auseinandersetzt, wird überrascht.
Those who start preparation too late merely push problems into a tighter time window with higher costs. A Special Survey or Intermediate Survey has a clearly defined scope that is known months in advance. Yet many operators only begin preparation 4–6 weeks beforehand – too late to procure repair materials, close out open findings and bring documentation up to date.
The optimal preparation time is 6–12 months before the survey window. This sounds early but is necessary: spare parts for potential repairs have lead times of 8–24 weeks. Thickness measurements and tank condition reports must be completed before docking. And outstanding Conditions of Class (CoC) must be cancelled by the survey date – otherwise it becomes expensive.
The most common mistake: the superintendent assumes the survey will proceed “like last time.” Class rules change regularly, IACS Unified Requirements are updated, and the surveyor has discretion in interpretation. Anyone who does not actively engage with the current Status of Class and applicable requirements will be caught out.
Die Dokumentenliste für einen Survey umfasst: gültige Zeugnisse (alle Statutory und Class Certificates mit Gültigkeitsdatum prüfen), aktuelle Survey-Berichte der letzten 5 Jahre, den vollständigen Status of Class (SoC) einschließlich aller Conditions, Recommendations und Memoranda, PMS-Aufzeichnungen für alle survey-relevanten Anlagen, Dickenmessberichte (insbesondere für Rumpf, Ballasttanks und Laderaum-Schotte) und die Reparaturhistorie für alle offenen oder kürzlich abgeschlossenen Arbeiten.
Zusätzlich sollten bereitliegen: Prüfprotokolle für Sicherheitsausrüstung (SOLAS), Testberichte für Brandschutzsysteme (CO2, Sprinkler, Feuermeldeanlagen), aktuelle Zeichnungen und Stabilitätsunterlagen, sowie der ISM-Audit-Bericht. Für Schiffe mit Ballastwasserbehandlungsanlage kommen BWMS-Betriebsprotokolle und Kalibrierungsnachweise hinzu.
Ein praktischer Tipp: Alle Dokumente sollten 2 Wochen vor dem Survey in einem dedizierten Ordner – physisch und digital – zusammengestellt werden. Der Chief Engineer und der Kapitän sollten eine Checkliste abarbeiten und bestätigen, dass alles vollständig und aktuell ist. Diese Vorab-Prüfung spart am Survey-Tag erhebliche Zeit.
The document list for a survey includes: valid certificates (check all statutory and class certificates with expiry dates), current survey reports from the last 5 years, the complete Status of Class (SoC) including all conditions, recommendations and memoranda, PMS records for all survey-relevant assets, thickness measurement reports (particularly for hull, ballast tanks and cargo hold bulkheads) and the repair history for all open or recently completed work.
Additionally, the following should be prepared: test protocols for safety equipment (SOLAS), test reports for fire protection systems (CO2, sprinkler, fire detection systems), current drawings and stability documentation, and the ISM audit report. For vessels with ballast water treatment systems, BWMS operating protocols and calibration records are also required.
A practical tip: all documents should be compiled in a dedicated folder – physical and digital – 2 weeks before the survey. The Chief Engineer and Master should work through a checklist and confirm that everything is complete and current. This pre-check saves considerable time on survey day.
Vor jedem Survey ist ein gezielter technischer Rundgang empfehlenswert, ausgerichtet auf die fälligen Prüfpunkte. Dieser Rundgang sollte 2–4 Wochen vor dem Survey-Termin stattfinden – idealerweise durch den Superintendenten persönlich. Ziel ist nicht eine vollständige Inspektion, sondern die gezielte Prüfung der survey-relevanten Bereiche.
Für einen Machinery Survey umfasst das: funktionale Tests von Sicherheitssystemen (Abschaltungen, Alarme), Zustandsprüfung der zu inspizierenden Maschinen, Öffnung und Sichtprüfung an vorbereiteten Anlagen (z.B. Zylinder, Turbolader falls im Scope), Prüfung der PMS-Nachweise für alle relevanten Jobs und Verfügbarkeit von Werkzeug und Hilfsmitteln für den Surveyor.
Für einen Hull Survey: Zugang zu allen zu inspizierenden Tanks und Räumen sicherstellen (Reinigung, Belüftung, Beleuchtung), Dickenmessungen an den vom Surveyor bestimmten Positionen vorbereiten, Zustandsfotos von bekannten Problembereichen erstellen und Reparaturvorschläge für bekannte Schäden bereithalten.
Die Vorinspektion deckt Probleme auf, die im Survey zu Findings führen würden – und gibt die Möglichkeit, sie vorher zu beheben. Ein Finding, das vor dem Survey behoben wird, kostet einen Bruchteil dessen, was es kostet, wenn es während des Surveys entdeckt wird und eine Condition of Class ausgelöst wird.
Before each survey, a targeted technical walkthrough aligned with the due scope items is advisable. This walkthrough should take place 2–4 weeks before the survey date – ideally by the superintendent personally. The aim is not a complete inspection but a targeted check of the survey-relevant areas.
For a Machinery Survey, this includes: functional tests of safety systems (shutdowns, alarms), condition check of machinery to be inspected, opening and visual inspection of prepared equipment (e.g. cylinders, turbocharger if in scope), verification of PMS records for all relevant jobs and availability of tools and aids for the surveyor.
For a Hull Survey: ensure access to all tanks and spaces to be inspected (cleaning, ventilation, lighting), prepare thickness measurements at the positions determined by the surveyor, create condition photographs of known problem areas and have repair proposals ready for known damage.
The pre-inspection uncovers problems that would lead to findings during the survey – and provides the opportunity to resolve them beforehand. A finding resolved before the survey costs a fraction of what it costs when discovered during the survey and triggering a Condition of Class.
Der Superintendent ist die Schnittstelle zwischen Vorschriften, Schiff und Ressourcen. Seine Aufgabe beginnt nicht am Survey-Tag, sondern Monate vorher: Status of Class auswerten, Prüfumfang mit der Klassegesellschaft abstimmen, offene Befunde priorisieren, Material beschaffen und die Bordmannschaft vorbereiten.
Während des Surveys ist der Superintendent der Ansprechpartner für den Surveyor. Er kann technische Fragen klären, Reparaturvorschläge präsentieren und bei unerwarteten Findings sofort eine Lösung anbieten – statt den Surveyor auf eine spätere Rückmeldung zu vertrösten, was oft zu strengeren Auflagen führt.
Nach dem Survey ist der Superintendent für das Follow-up verantwortlich: Conditions of Class termingerecht erlöschen, Recommendations umsetzen und die Erkenntnisse aus dem Survey in die nächste Wartungsplanung einfließen lassen. Ein Survey-Nachbericht, der die Findings, deren Ursachen und die eingeleiteten Maßnahmen zusammenfasst, ist Best Practice – er dient als Vorlage für den nächsten Survey und als Nachweis für Audits.
The superintendent is the interface between regulations, vessel and resources. Their task begins not on survey day but months before: evaluating Status of Class, coordinating survey scope with the classification society, prioritising open findings, procuring materials and preparing the crew.
During the survey, the superintendent is the point of contact for the surveyor. They can clarify technical questions, present repair proposals and immediately offer solutions for unexpected findings – rather than asking the surveyor to wait for a later response, which often leads to stricter conditions.
After the survey, the superintendent is responsible for follow-up: cancelling Conditions of Class within deadlines, implementing recommendations and feeding the survey findings into the next maintenance plan. A post-survey report summarising the findings, their causes and the actions taken is best practice – it serves as a template for the next survey and as evidence for audits.
Das Klasse-Survey-System folgt einem 5-Jahres-Zyklus mit definierten Prüfpunkten. Die wichtigsten Survey-Typen sind: Annual Survey (jährlich, allgemeiner Zustandscheck), Intermediate Survey (nach 2,5 Jahren, erweiterte Prüfung), Special Survey (alle 5 Jahre, umfassendste Prüfung), Bottom Survey (alle 2,5 Jahre, alternativ als In-Water Survey möglich), Continuous Machinery Survey (CMS, kontinuierliche maschinenseitige Prüfung über den 5-Jahres-Zyklus verteilt) und Tail-Shaft Survey (je nach Bauart alle 5 oder 15 Jahre per UR Z18).
Für den Superintendenten ist entscheidend zu wissen, welche Surveys wann fällig sind und welchen Prüfumfang sie haben. IACS UR Z7.1 (Hull Survey) und UR Z7.2 (Machinery Survey) definieren die Mindestanforderungen. Die einzelnen Klassegesellschaften (DNV, LR, BV, ClassNK, ABS) können darüber hinaus zusätzliche Anforderungen stellen.
Ein besonderer Punkt ist das Enhanced Survey Programme (ESP) für Bulk Carrier und Tanker gemäß IACS UR Z10.1–Z10.5. ESP verlangt detaillierte Dickenmessungen, Closeup-Surveys an definierten Strukturbereichen und dokumentierte Zustandsbewertungen. Die Vorbereitung eines ESP-Surveys ist deutlich aufwendiger als die eines Standard-Surveys und erfordert spezialisierte Dickenmess-Teams und ggf. Gerüstbau.
The class survey system follows a 5-year cycle with defined inspection points. The main survey types are: Annual Survey (yearly, general condition check), Intermediate Survey (after 2.5 years, extended inspection), Special Survey (every 5 years, most comprehensive inspection), Bottom Survey (every 2.5 years, alternatively possible as In-Water Survey), Continuous Machinery Survey (CMS, continuous machinery-side inspection distributed over the 5-year cycle) and Tail-Shaft Survey (every 5 or 15 years depending on design per UR Z18).
For the superintendent, it is essential to know which surveys are due when and what scope they cover. IACS UR Z7.1 (Hull Survey) and UR Z7.2 (Machinery Survey) define the minimum requirements. Individual classification societies (DNV, LR, BV, ClassNK, ABS) may impose additional requirements beyond these.
A particular point is the Enhanced Survey Programme (ESP) for bulk carriers and tankers under IACS UR Z10.1–Z10.5. ESP demands detailed thickness measurements, close-up surveys at defined structural areas and documented condition assessments. Preparing an ESP survey is considerably more involved than a standard survey and requires specialised thickness measurement teams and potentially scaffolding.
Ein Chemical Tanker (12.000 DWT, 18 Jahre alt) stand vor dem vierten Special Survey. Der Superintendent begann 10 Monate vorher mit der Vorbereitung: Status of Class auswerten (3 offene Conditions), Dickenmessungen bei der letzten Dockung auswerten und potenzielle Stahlreparaturen identifizieren, PMS-Aufzeichnungen für alle survey-relevanten Anlagen prüfen.
6 Monate vor dem Survey: Material für erwartete Reparaturen bestellt (Stahlplatten, Beschichtungsmaterial, Ersatzteile für Ladungspumpen). 3 Monate vorher: Vorinspektion durch Superintendenten, 7 zusätzliche Reparaturpunkte identifiziert und in den Dockungsplan aufgenommen. 2 Wochen vorher: Dokumentenmappe zusammengestellt und an Bord verifiziert.
Ergebnis: Der Survey wurde in 8 Tagen abgeschlossen (geplant waren 10). Keine neuen Conditions of Class. Gesamtkosten 15% unter Budget. Der Surveyor kommentierte, dass die Vorbereitung „vorbildlich“ war – was sich direkt in einer zügigen und unkomplizierten Prüfung niederschlug.
A chemical tanker (12,000 DWT, 18 years old) was approaching its fourth Special Survey. The superintendent began preparation 10 months beforehand: evaluate Status of Class (3 open conditions), review thickness measurements from the last docking and identify potential steel repairs, check PMS records for all survey-relevant assets.
6 months before the survey: materials ordered for anticipated repairs (steel plates, coating materials, spare parts for cargo pumps). 3 months before: pre-inspection by superintendent, 7 additional repair items identified and incorporated into the docking plan. 2 weeks before: document folder compiled and verified on board.
Result: the survey was completed in 8 days (10 were planned). No new Conditions of Class. Total costs 15% under budget. The surveyor commented that the preparation was “exemplary” – which directly translated into a swift and uncomplicated inspection.
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